ERASMUS+ REHBERİ VE EVRAKLAR
Öğrenim Hareketliliği Rehberi
| ADIM 1. Erasmus+ Hareketliliği Başvurusu | ||
| 01 | UİDPK web sitesine girerek daha önceden belirtilmiş tarihler arasında Erasmus Dil sınavına başvuru yapılacaktır. Yabancı Dil Sınavının ardından erasmus başvuruları ayrıca alınacaktır. Öğrenciler başvurularını Online Başvuru Sistemi üzerinden gerçekleştirecektir. | Erasmus+ Başvurusu |
| 02 | Erasmus başvurularının alınmasının ardından yerleştirme işlemleri Koordinatörlüğümüz tarafından yapılacak olup başvuru sonuçları UİDPK web sitesinde ilan edilecektir. Seçilen aday öğrencilerden feragat etmek isteyenlerin imzalı feragat dilekçelerini Koordinatörlüğümüze şahsen teslim etmeleri gerekmektedir. | Yerleştirme Sonuçları ve Feragat |
| ADIM 2. Erasmus+ Hareketliliği Hazırlık Aşaması | ||
| 01 | Seçilen aday öğrenciler online başvuru sisteminde başvuru sırasında çıktısı alınarak saklanan imzalı başvuru formunu ve güncel tarihli (e-imzalı) transkript'i belirlenen tarihlere Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne teslim eder. | Belge Teslimi |
| 02 |
Öğrencinin hareketliliği gerçekleştirmek için aday öğrenci statüsünde yerleştirildiği karşı kuruma nomination işlemleri Koordinatörlük tarafından başlatılır. Aday Gösterme işlemi tamamlandıktan sonra gidilecek kurumdan nasıl hazırlanacağı ile ilgili bilgilendirme yapılmasının ardından Öğrenci ve Erasmus Bölüm Koordinatörü ile birlikte hazırlanır. Gidilecek olan okulun istediği evrak ve belgeleri (Müracaat Formu, kalacak yer için Barınma Müracaat Formu, İngilizce Transkript, Yabancı Dil Belgesi vb.) tamamlamak aday öğrencinin sorumluluğundadır. Gidilecek Üniversitenin programı incelenerek, Minimum 30 ECTS ders seçilir. Her iki kurumca onaylanır. Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement) hazırlamak için öğrencinin üniversitemizde Erasmus‟tan sorumlu bölüm koordinatörü ile iletişime geçerek gideceği üniversitenin Erasmus ders konularını incelemesi ve seçtiği dersleri Bölüm Koordinatörü ile birlikte belirlemesi gerekmektedir. Öğrenim Anlaşmasının Bölüm Koordinatörüne onaylatılarak aday öğrenci tarafından karşı kuruma ve koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir. Online Learning Agreement (OLA) Sistemine erişmek için tıklayınız. |
Karşı Kuruma Başvuru İşlemleri (Application Form ve Learning Agreement.) |
| 03 | Öğrenci hazırlar. Bu formla ilgili bilgiler öğrenci başvuru formu ile öğrenciye gelir ya da gidilecek Üniversitenin Web sayfasında bulunabilir. Öğrencinin kalacağı yerin önceden ayarlanması içindir. Avans ödemesi gerekebilir. Yurdu olmayan okullar için bu evrakı doldurmak gerekmeyebilir. | Accomodation Form ( Barınma Başvuru Formu) |
| 04 |
Öğrenci, Erasmus Bölüm Koordinatörü ve Danışmanı ile birlikte gideceği kurumdan seçtiği derslerin burada yerine sayılacağı dersleri gösteren bir form hazırlanır. Üç nüsha halinde hazırlanan bu form Erasmus Bölüm Koordinatörü ve Danışmanı tarafından imzalanır Fakülte Kuruluna sunulur. Kurulun onayından sonra bir nüshası ofise resmî yazı ile gönderilir. Akademik Onay Formu'na erişmek için tıklayınız. |
Akademik Onay Formu |
| 05 | Gidilecek üniversite hazırlar, öğrenciye gönderir. Vize için gerekli belgeler arasındadır. Öğrenci bir kopyasını Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne getirmelidir. Bölüm Erasmus Koordinatörlerine de bir kopyasını bırakmaları önerilir. | Acceptance Letter ( Kabul Mektubu) |
| 06 | Öğrenci gideceği ülkenin vizesi için gerekli sigorta türünü gidiş ve dönüş tarihlerini kapsayacak şekilde seyahat sigortası yaptırır. Vize başvurusu için bir kopya, ofis için bir kopya ve öğrenci için bir kopya olarak hazırlanmalıdır. Her ülkenin sigorta uygulaması farklı olduğundan öğrencilerin kesin bilgiyi vize başvurusu yapacakları kurumdan almaları gerekmektedir. | Sağlık Sigortası |
| 07 | Öğrenci bankadan Euro hesabı açtırmalı cüzdan fotokopisini hibe sözleşmesinin hazırlanması için ofise bırakmalıdır. | Banka Hesabı |
| 08 |
Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü hazırlar. Öğrenciye okutularak imzalatılır. Ulusal Ajans’tan gelen Beyanname öğrenciye teslim edilir. Öğrenci Beyannamesi'ne erişmek için tıklayınız. |
Öğrenci Beyannamesi |
| 09 |
Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından öğrencinin talebi üzerine hazırlanır. Öğrencinin Erasmu+ faaliyetinden faydalanmaya hak kazandığını, öğrenciye sağlanan mali desteğin miktarını ve kaynaklarını bildirir. Bu belge öğrencinin kabul mektubu geldikten sonra vizeye başvurmadan önce hazırlanır. Öğrencinin belgeyi talep etmek için evrak talep dilekçesini doldurup Koordinatörlüğümüze teslim etmesi gerekmektedir. Evrak Talep Dilekçesine erişmek için tıklayınız. |
Vize Yazısı |
| 10 | Öğrenci fakülte öğrenci işlerine Erasmus Hareketliliğine gideceği için ‘Harçsız Pasaport’ almak istediğine dair dilekçe ile müracaat eder. | Pasaport |
| 11 | Gidilecek ülke konsolosluğundan alınan formlar doldurulur ve istenen belgelerle birlikte başvuru yapılır. Başvuruyu öğrenci kendi yapar. | Vize |
| 12 | Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Erasmus programı çerçevesinde tarafların uyması gereken kuralları bildiren ve alınacak hibe tutarı için Öğrenci ve İzmir Bakırçay Üniversitesi temsilcisi( Erasmus Kurumsal Koordinatörü) tarafından imzalanacak belgedir. Bu belge öğrenci vizesini gönderdikten sonra hazırlanır. | Hibe Sözleşmesi |
| 13 | Öğrencilerin hareketliliğe katılmadan önce Erasmus Ofisinin yönlendireceği sisteme giriş yapması ve verilen dil testini yapması gerekmektedir. Test sonucu gidip gitmemeyi etkilemez. Ancak testi çözmeyen öğrenciye ödeme yapılamaz. Öğrenciler sisteme kayıt olurken hareketlilik tarihlerini kabul mektuplarına uygun olarak yazmaları gerekir. | Online Dil Desteği (OLS) |
| 14 |
Tüm bu adımlar tamamlandıktan sonra, gitmeden önce "Öğrenim Check List"in doldurulup Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne teslim edilmesi gerekmektedir. Check List'e erişmek için tıklayınız. |
Check List |
| ADIM 3. Erasmus+ Öğrenciliği Sürecinde | ||
| 01 | 2.ADIM'daki "Öğrenim Checklist" belgesini eksiksiz doldurup Erasmus+ Ofisine teslim eden öğrencilere hibelerinin %80'lik kısmı yatırılır. | Ödeme Talimatı |
| 02 | Öğrencinin, gitmeden önce seçtiği dersleri gittiğinde alamama durumu söz konusu ise bir ay içerisinde İzmir Bakırçay Üniversitesi Erasmus+ Bölüm Koordinatörüne email yoluyla danışarak yeni bir Changes to/modification of Learning Agreement hazırlaması ve ivedilikle Erasmus Ofisine ulaştırması gerekmektedir. LA imzalanması için gerekli resmi süreci Dış İlişkiler Ofisi takip eder. | Changes to LA ( Ders Değişikliği) |
| 03 | Yapılan Değişikliği Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü resmi yazı ile ilgili fakülteye bildirir ve yeni Eş Değerlilik Belgesinin hazırlanmasıni ister. | Eş Değerlilik Değişimi |
| ADIM 4. Erasmus+ Hareketliliği Dönüşü | ||
| 01 |
Öğrencinin gideceği Bölüme varışını bildirir. Gidilen Üniversitenin Erasmus Koordinatörü tarafından Akademik Takvimin başladığı ve bittiği tarihlerde imzalanır. Öğrenci döndüğünde bu belgeyi Uluslararası İlişkiler ve Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne teslim etmek zorundadır. Confirmation of Mobility Formu'na erişmek için tıklayınız. |
Confirmation of Mobility |
| 02 | Misafir olunan Üniversite hazırlar. Öğrencinin aldığı derslerdeki performansını ve aldığı ECTS kredilerini gösterir. İngilizce olmalıdır. | Transcript of Records (Not Döküm Belgesi) |
| 03 | Öğrenci hareketliği bitince otomatik olarak kendisine gönderilen ikinci dil sınavını yapar. | Son Online Dil Desteği (OLS) |
| 04 | Öğrenci döndüğünde pasaportunda Giriş/Çıkışının olduğu sayfaların fotokopisini Koordinatörlüğe teslim eder. | Pasaport Giriş/çıkış |
| 05 | Öğrenci döndükten sonra Erasmus+ Ofisinin yönlendireceği web sitesine giriş yapar ve nihai raporu tamamlar. Rapor girişi tamamlanmadan öğrenciye nihai ödeme yapılmaz. | Nihai Rapor |
| 06 | Öğrencinin Koordinatörlüğe transcript, confirmation of mobility, pasaport giriş çıkış sayfaları yada uçak biniş kartlarını teslim etmesi, online rapor girişini ve dil sınavını tamamlamasından sonra ofis tarafından yapılır. | Son Ödeme |